Sus Principales Funciones

Los sistemas de gestión documental cubren gran parte de las necesidades tecnológicas de la empresa: búsqueda y consulta de la información, almacenamiento de datos, etc. Sus principales funciones son:

• Gestionar las políticas para la administración y la creación de documentos.
• Organizar con lógica toda la documentación.
• Garantizar la disponibilidad, inmediatez y acceso de la documentación.
• Conservar la información gracias a la digitalización.
• Establecer sólidas estrategias técnicas.

Gracias a estas tareas, las compañías pueden mantener altos estándares de calidad y obtener ventajas tan relevantes como estas: optimizar sus procesos, reducir gastos, aumentar la seguridad, mejorar el manejo del tiempo, reducir los tiempos de consulta, establecer la custodia inteligente de los archivos, etc.

Procesos de la Gestión Documental

Estos procesos se dividen en 7 el cual son los siguientes:

Incorporación de los documentos: Los procedimientos de gestión documental tienen que contemplar la forma en que un documento entra a formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer cuando se decide archivar o capturar digitalmente un documento. Este proceso supone seleccionar los documentos que hay que capturar.


Registro: El registro tiene como objetivo formalizar la incorporación de un documento (dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido) mediante un identificador único y una breve información descriptiva que facilite su posterior recuperación (metadatos). Los documentos se han de registrar en el momento de su incorporación.


Clasificación: La clasificación es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permite agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, en función de algunas características preestablecidas, independientemente del origen, del destino, del soporte, etc.


Almacenamiento: Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando su autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. Responde a uno de los principios fundamentales de un plan de gestión de documentos: garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro. Para ello, hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación, con el fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados; con el fin de prevenir su deterioro o pérdida; y de reducir los riesgos ante posibles robos o desastres.


Acceso: En esta fase hay que regular a quién se permite llevar a cabo una operación relacionada con un documento (creación, consulta, modificación, eliminación, etc.) y en qué circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad. Los derechos de acceso y de uso de los usuarios del sistema de gestión de documentos dependerán de los requisitos legales (por ejemplo, la privacidad de datos de carácter personal) y de las necesidades de la organización (por ejemplo, confidencialidad de documentos financieros o con información estratégica).


Trazabilidad: La trazabilidad de los documentos en un sistema de gestión documental es una medida de seguridad para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con los permisos adecuados realicen tareas para las que han sido autorizados. Se debe controlar el uso y el movimiento de los documentos de forma que se garantice, por un lado, que únicamente los usuarios con los permisos adecuados puedan llevar a cabo actividades que les han sido asignadas y, por otro lado, que los documentos puedan ser localizados siempre que se necesiten.


El seguimiento del rastro de un documento permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde que es incorporado al sistema de gestión de documentos hasta que se aplica la disposición final.



Disposición: Agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario de conservación: eliminación, conservación permanente y transferencia a otro sistema archivístico.


No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin haber comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organización, que no queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningún juicio o investigación en curso que implique la utilización del documento como prueba.

Ventajas

La Gestión Documental tiene muchas ventajas y beneficios para la empresa, tanto en aspecto de organización, así como en el manejo interno de la y solicitud de documentos dentro de la empresa. Aquí nombraremos 10 ventajas que tiene la Gestión Documental:

• Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.


• Ahorro de Costes. En general se reducen los espacios donde preservar la documentación, ya que no está en papel.


• Ahorro de Tiempo. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes.


• Mejora del ROI. Numerosos estudios ya realizados demuestran que existe una mejora del ROI al implantar un gestor documental ya que se reducen los costes, aumenta la calidad y se da una respuesta segura a las demandas documentales de la organización mejorando la productividad.


• Homologación. En muchas ocasiones una misma tarea puede ser realizada de diferentes maneras por diferentes personas, departamentos… que imposibilitan poder medirlas de una forma eficaz.


• Mejora en los procesos. La automatización de los procesos permite el control del propio proceso y de los documentos que se generan en ellos, lo que mejora los tiempos de tramitación y gestión.


• Cumplimiento de las normativas de seguridad. Trabajar con un gestor documental ya trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, por ejemplo ya están diseñados para el cumplimiento de la LOPD (Ley de Protección de Datos) a través del acceso controlado al repositorio.


• Reducción del riesgo profesional. Manejar grandes volúmenes de papel implica un riesgo de perderlo, duplicarlo, el deterioro… e incluso siniestros… y si hablamos de documentación sensible o restringida con mayor razón.


• Movilidad. La incesante y continua mejora de las tecnologías ha determinado que la movilidad sea un elemento indispensable en el día a día, es decir, estar conectados en cualquier momento y en cualquier lugar.


• Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. El empuje de las nuevas tecnologías y la clara tendencia actual es llegar a la oficina sin papeles y que todos los documentos desde que nacen sean electrónicos.